Dentro de los tres primeros meses de cada año las sociedades colombianas deben reunirse de manera ordinaria, previa convocatoria escrita enviada a cada asociado según las formalidades estatutarias o legales, con el fin de examinar la situación de la sociedad, aprobar las cuentas de los administradores y su elección, los balances de fin de ejercicio, así como la distribución de utilidades, entre otros aspectos. Esta citación debe hacerse cuando menos con 15 días hábiles de anticipación a la reunión (o 5 días hábiles en las SAS).
Sin embargo, en ocasiones puede ocurrir que habiéndose enviado la convocatoria en debida forma y estando en curso el ejercicio del derecho de inspección, surja alguna eventualidad que conlleve aplazar o cancelar la fecha de celebración de la reunión ordinaria. En estos casos ¿Cómo debe proceder el representante legal?
A priori, un administrador podría considerar inadvertidamente que bajo el principio dogmático de «las cosas se deshacen como se hacen» bastaría con enviarle a todos los socios una nueva convocatoria aclarándoles que la reunión inicialmente programada quedó aplazada para una nueva fecha, cerciorándose de cumplir, para efectos de la notificación, los mismos formalismos de la primera convocatoria. Craso error!.
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DESCONVOCATORIA DE UNA REUNIÓN DE ASAMBLEA O JUNTA
Tal como lo ha sostenido la Superintendencia de Sociedades, la convocatoria en debida forma a una reunión de asamblea o junta es un acto jurídico que produce efectos respecto de la sociedad y los asociados:
… la convocatoria equivale a un acto jurídico generador de efectos vinculantes frente a los destinatarios de la misma, como son los asociados quienes en virtud de ellos adquieren la vocación a constituirse, en la fecha, hora y lugar predeterminados en la asamblea de accionistas para ejercer en la misma el derecho a deliberar y votar …
Supersociedades, oficio 220-35956 del 23 de diciembre de 1992
En este orden de ideas, una vez enviada en debida forma la convocatoria de la reunión a los asociados, surge para ellos el derecho de reunirse para deliberar y votar en asamblea o junta en la fecha, hora y lugar previstos, por lo que no es posible que el representante legal los modifique de manera unilateral desconvocando la reunión. La única posibilidad para aplazar o cancelar una reunión (ordinaria, extraordinaria o de segunda convocatoria) que cumplió las ritualidades legales y estatutarias, es contar con la anuencia expresa de todos y cada uno de los asociados, esto es, siempre que estos representen el 100% del capital social (Supersociedades, Oficio 220-35956, 1992).
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Es importante recordar que la consecuencia jurídica de celebrar una reunión mal convocada es su ineficacia de pleno derecho (artículo 190, CCo). Por lo tanto, si se desconvoca una reunión de asamblea o junta sin el consentimiento expreso y total de los socios (o no es posible obtenerlo de todos) y a esta no se presenta el quórum mínimo estatutario o legal, será menester citar a reunión de segunda convocatoria en los términos del artículo 429 del CCo.
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